• AI가 모든 회의를 기록할 수 있다면, 우리는 여전히 회의록을 작성해야 할까?

② Understand (이해)

녹음을 AI가 요약한다. 사람은 요약이 맞는지만 확인한다.

• AI 요약 프롬프트: 다음 회의 내용을 배경/논의/결정/이견 4개 섹션으로 요약해줘. 결정 섹션은 반드시 담당자와 기한을 포함해줘.
• • 요약 도구: PLAUD AI, Otter.ai 자동 요약, 또는 Claude/GPT에 트랜스크립트 붙여넣기
• • 5분 규칙: 회의 종료 5분 안에 초안 요약이 나와야 한다. 미루면 절대 하지 않게 된다.

③ Decide (결정)

회의에서 나온 결정과 논의를 구분한다. 대부분의 회의록이 실패하는 지점이 여기다.

• 결정 사항 템플릿: 무엇을 + 누가 + 언제까지 + 왜, 4항목이 빠짐없이 있어야 결정으로 인정
• • 4항목 중 하나라도 비어있으면 결정이 아니라 논의로 재분류 — 다음 회의로 이월
• • AI 질문: 이 대화에서 실제로 결정된 것과, 결정된 것처럼 보이지만 담당자·기한이 없어서 아직 결정이 아닌 것을 구분해줘

④ Action (실행)

결정 사항이 자동으로 태스크가 된다. 사람이 옮겨 적지 않는다.

• 연동: Notion/Asana/Linear 등 태스크 관리 도구에 AI가 직접 태스크 생성 (자동화 도구 또는 API 연동)
• • 태스크 제목 형식: 담당자, 무엇을, 회의명과 날짜 — 어느 회의에서 나왔는지 항상 추적 가능하게
• • 담당자에게는 태스크 생성과 동시에 알림이 가야 한다. 회의록을 따로 찾아보게 하지 않는다.

⑤ Archive (보관)

요약과 원본을 조직의 지식베이스에 쌓는다. 개인 메모장에 남기지 않는다.

• Knowledge Base 구조: 프로젝트/주제별 폴더 + 회의 요약을 태그로 분류
• • 원본 트랜스크립트도 함께 보관 — 요약이 틀렸을 때 원문으로 검증 가능해야 함